Elektronische facturatie
Levert u producten of diensten aan de gemeente Rotterdam? De gemeente ontvangt de rekening daarvoor graag elektronisch. Deze e-facturatie maakt dat wij uw factuur sneller kunnen betalen. Stuurt u nog geen elektronische facturen? Dan vragen wij u dat te gaan doen. U leest hier hoe e-facturatie werkt.
Er zijn verschillende manieren voor e-facturatie. Doorloopt u de stappen hieronder om te zien welke manier voor u het beste werkt.
Stap 1. Kijk of uw boekhoudprogramma geschikt is voor e-facturatie
Steeds meer boekhoudprogramma kunnen een e-factuur versturen. Vraag bij de leverancier van uw boekhoudprogramma naar de mogelijkheid om uw factuur via UBL of XML online te versturen.
Stap 2. Kijk hoeveel facturen u per jaar naar de gemeente verstuurt:
U verstuurt minder dan 25 facturen per jaar
U kunt bij sommige serviceproviders (gratis) gebruikmaken van een factuurportaal om handmatig e-facturen te versturen. Bijvoorbeeld bij e-connect. . Link opent een externe pagina of één van de andere serviceproviders. Link opent een externe pagina die aangesloten zijn op het Peppol netwerk en beschikken over een factuurportaal. Ga op de website van Peppol vervolgens naar Stap 2: kies uw factuurportaal.
Nadat u een account heeft aangemaakt bij een serviceprovider kunt u in een drie stappen aan de slag:
- U logt in.
- U maakt online handmatig een elektronische factuur aan.
- Tot slot verstuurt u de factuur naar de gemeente Rotterdam.
Zo eenvoudig kan het zijn.
Heeft u hulp of advies nodig? Neem dan contact op met het aansluitteam E-facturatie van gemeente Rotterdam via efacturatie@rotterdam.nl. Link opent een externe pagina.
Meer informatie over e-facturatie leest u op Peppol.nl. Link opent een externe pagina.
U verstuurt meer dan 25 facturen per jaar
Verstuurt u per jaar 25 facturen of meer? En vraagt de handmatige invoering van facturen te veel van uw tijd? Neem dan contact op met het aansluitteam van gemeente Rotterdam, om te informeren naar de mogelijkheden om makkelijker en sneller te e-factureren.
Stap 3. Bekijk of uw boekhoudprogramma of uw serviceprovider e-facturen via Peppol kan versturen
Mogelijkheid 1: U kunt facturen via Peppol versturen. Deze manier heeft de voorkeur.
In dit geval kunt u de e-factuur direct versturen via het Peppol-netwerk. U gebruikt daarbij het Organisatie Identificatie Nummer (OIN) van gemeente Rotterdam: 00000001001876387000.
Mogelijkheid 2: U kunt e-facturen versturen, maar niet via Peppol
Als uw boekhoudprogramma of serviceprovider niet via Peppol netwerk kan e-facturen, kunt u uw e-factuur (XML bestand inclusief de bijbehorende PDF-factuur) rechtstreeks mailen naar de gemeente Rotterdam via flow-si@tiekinetix.net. Link opent een externe pagina. Let op: vanaf 1-1-2025 mailt u naar elektronischefacturenbco@rotterdam.nl. Link opent een externe pagina.
Ervaringen van leveranciers
Adviesbureau J&C levert verschillende diensten aan de gemeente Rotterdam. Sinds mei 2021 verstuurt het bureau zijn facturen elektronisch. Tom de Weerdt, directeur van J&C is er enthousiast over.
Is de overstap naar E-factureren soepel verlopen?
'Meteen na onze aanmelding kregen we een vast contactpersoon bij het aansluitteam van de gemeente, met een direct nummer en e-mailadres. Dat is erg praktisch! Tijdens het aanmaken van ons account ontstond er een technisch probleem. Het bleek te maken te hebben met e-mailinstellingen. Dat moesten we oplossen via de e-mailinstellingen bij onze provider. Wij hadden daar zelf de kennis niet voor in huis. Onze contactpersoon trad onmiddellijk voor ons op.'
'Dat werkte uitstekend. We waren positief verrast over de betrokkenheid en hulpvaardigheid van onze contactpersoon. Hij gaf ons informatie en was goed bereikbaar toen we konden testen of het probleem verholpen was. Daarna heeft hij nog een tijdje onze facturen gevolgd en daarop meteen gereageerd. We hebben de hele werkwijze van de gemeente als heel prettig ervaren, complimenten!'
Raden jullie E-facturatie aan?
'Zeker! We hebben korte tijd nodig gehad voor het inregelen. Maar die hobbel was snel verholpen. Het resultaat was een eenvoudig en snel verwerkingsproces, zowel voor ons als voor de gemeente Rotterdam zelf.'
Kraaijeveld's Aannemingsbedrijf B.V. werkt regelmatig voor de gemeente Rotterdam. Sinds april 2021 stuurt de facturen online. Teunis Kraaijeveld deelt graag zijn ervaring met e-facturatie.
Succesvol E-factureren
'De gemeente vroeg ons om te starten met e-facturatie. We waren daar niet mee bekend. De eerste indruk was dat we zonder hulp lang zouden moeten zoeken naar de juiste informatie. Maar de gemeente heeft ons daarbij goed geholpen. Heel fijn was dat we een vaste contactpersoon bij de gemeente kregen.
Ons boekhoudsysteem was geschikt voor e-facturatie. Dat maakte de registratie nog vlotter. Wij hebben het nu zo ingesteld, dat ons boekhoudsysteem automatisch een e-mail verstuurt, compleet met de juiste bestanden. Na een kleine controle gaat deze e-mail meteen door naar het e-mailadres van gemeente Rotterdam.'
Samenwerking A-team
'Wij zijn tevreden over de samenwerking met het Aansluitteam. In 2021 hebben we bijna 500 facturen automatisch en papierloos verstuurd. Dit scheelt tijd en energie, om nog niet te spreken van de archiefruimte. Als de gemeente een opmerking heeft over een factuur, krijgen we meteen een automatische melding via de e-mail. Daarin staat een beknopte toelichting. Handig, want we kunnen dan ook snel reageren en bijvoorbeeld ontbrekende gegevens alsnog e-mailen. Als er iets niet duidelijk is, kunnen wij terecht bij onze contactpersoon bij het Aansluitteam.'
Raden jullie E-facturatie aan?
'Ja, wij raden e-facturatie zeker aan! Eenmaal ingericht, genereert het systeem automatisch alles wat nodig is. Dat voorkomt fouten en problemen. Facturen staan digitaal opgeslagen en zijn dus altijd in te zien. Nu werken wij met een ERP-boekhoudsysteem. Dat is standaard ingericht met de automatische e-mailmogelijkheden. Andere opties hebben wij nog niet nodig gehad, maar mocht dat wel zo zijn, dan weten we dat het Aansluitteam van de gemeente ons goed begeleidt. Het komt altijd goed!'
Het aansluitteam E-facturatie adviseert en helpt
Het aansluitteam e-facturatie van de gemeente Rotterdam is er om u te adviseren en te ondersteunen. E-mail ons via efacturatie@rotterdam.nl. Link opent een externe pagina en wij nemen contact met u op.
Meer informatie
Gegevens gemeente Rotterdam:
Organisatie Identificatie Nummer (OIN) is 00000001001876387000
E-mailadres aansluitteam E-facturatie: efacturatie@rotterdam.nl. Link opent een externe pagina
