Elektronische facturatie
Levert u producten of diensten aan de gemeente Rotterdam? De gemeente ontvangt de rekening daarvoor graag elektronisch. Deze e-facturatie maakt dat wij uw factuur sneller kunnen betalen. Stuurt u nog geen elektronische facturen? Dan vragen wij u dat te gaan doen. U leest hier hoe e-facturatie werkt.
Ervaringen van leveranciers
Adviesbureau J&C levert verschillende diensten aan de gemeente Rotterdam. Sinds mei 2021 verstuurt het bureau zijn facturen elektronisch. Tom de Weerdt, directeur van J&C is er enthousiast over.
Is de overstap naar E-factureren soepel verlopen?
'Meteen na onze aanmelding kregen we een vast contactpersoon bij het aansluitteam van de gemeente, met een direct nummer en e-mailadres. Dat is erg praktisch! Tijdens het aanmaken van ons account ontstond er een technisch probleem. Het bleek te maken te hebben met e-mailinstellingen. Dat moesten we oplossen via de e-mailinstellingen bij onze provider. Wij hadden daar zelf de kennis niet voor in huis. Onze contactpersoon trad onmiddellijk voor ons op.'
'Dat werkte uitstekend. We waren positief verrast over de betrokkenheid en hulpvaardigheid van onze contactpersoon. Hij gaf ons informatie en was goed bereikbaar toen we konden testen of het probleem verholpen was. Daarna heeft hij nog een tijdje onze facturen gevolgd en daarop meteen gereageerd. We hebben de hele werkwijze van de gemeente als heel prettig ervaren, complimenten!'
Raden jullie E-facturatie aan?
'Zeker! We hebben korte tijd nodig gehad voor het inregelen. Maar die hobbel was snel verholpen. Het resultaat was een eenvoudig en snel verwerkingsproces, zowel voor ons als voor de gemeente Rotterdam zelf.'
Kraaijeveld's Aannemingsbedrijf B.V. werkt regelmatig voor de gemeente Rotterdam. Sinds april 2021 stuurt de facturen online. Teunis Kraaijeveld deelt graag zijn ervaring met e-facturatie.
Succesvol E-factureren
'De gemeente vroeg ons om te starten met e-facturatie. We waren daar niet mee bekend. De eerste indruk was dat we zonder hulp lang zouden moeten zoeken naar de juiste informatie. Maar de gemeente heeft ons daarbij goed geholpen. Heel fijn was dat we een vaste contactpersoon bij de gemeente kregen.
Ons boekhoudsysteem was geschikt voor e-facturatie. Dat maakte de registratie nog vlotter. Wij hebben het nu zo ingesteld, dat ons boekhoudsysteem automatisch een e-mail verstuurt, compleet met de juiste bestanden. Na een kleine controle gaat deze e-mail meteen door naar het e-mailadres van gemeente Rotterdam.'
Samenwerking A-team
'Wij zijn tevreden over de samenwerking met het Aansluitteam. In 2021 hebben we bijna 500 facturen automatisch en papierloos verstuurd. Dit scheelt tijd en energie, om nog niet te spreken van de archiefruimte. Als de gemeente een opmerking heeft over een factuur, krijgen we meteen een automatische melding via de e-mail. Daarin staat een beknopte toelichting. Handig, want we kunnen dan ook snel reageren en bijvoorbeeld ontbrekende gegevens alsnog e-mailen. Als er iets niet duidelijk is, kunnen wij terecht bij onze contactpersoon bij het Aansluitteam.'
Raden jullie E-facturatie aan?
'Ja, wij raden e-facturatie zeker aan! Eenmaal ingericht, genereert het systeem automatisch alles wat nodig is. Dat voorkomt fouten en problemen. Facturen staan digitaal opgeslagen en zijn dus altijd in te zien. Nu werken wij met een ERP-boekhoudsysteem. Dat is standaard ingericht met de automatische e-mailmogelijkheden. Andere opties hebben wij nog niet nodig gehad, maar mocht dat wel zo zijn, dan weten we dat het Aansluitteam van de gemeente ons goed begeleidt. Het komt altijd goed!'
