Uw factuur
Uw factuur… en wat wij graag willen weten. U levert een dienst of product aan de gemeente Rotterdam. De rekening die u daarvoor verstuurt, wil de gemeente Rotterdam vlot verwerken en betalen. Dat lukt steeds beter, omdat steeds meer leveranciers hun factuur online versturen. Maar wat moet er minimaal in die factuur staan?
Hiervoor heeft de gemeente een aantal eenvoudige richtlijnen opgesteld. Ze staan in de Handreiking basisfactuur.
Uw contactpersoon bij de gemeente - uw klant - informeert u over de referentie- of het ordernummer dat u op de factuur kunt vermelden(zie Handreiking punt 1.5).
Het is van belang dat het referentienummer precies klopt. Een toegevoegde spatie of punt kan bijvoorbeeld al leiden tot een langere verwerkingstijd van uw factuur.
Het administratief systeem van de gemeente weigert een e-factuur als daarin niet alle vereiste factuurgegevens in staan. Dit gebeurt automatisch. U krijgt hierover een e-mail waarin staat welke factuurgegevens ontbreken of onjuist zijn.
Deze e-mail stuurt de gemeente naar:
- het e-mailadres dat u bij 'leveranciersgegevens' vermeld heeft in de e-factuur.
- het e-mailadres dat u heeft gebruikt bij het aanmaken van het account op het leveranciersportaal.
De richtlijnen in de Handreiking basisfactuur gelden voor verreweg de meeste facturen. Voor ongeveer 10% van de facturen zijn aanvullende gegevens nodig. Die staan in het contract dat u met de gemeente heeft afgesloten voor de levering van uw product of dienst.
Hulp bij e-factuur sturen naar de gemeente Rotterdam?
Heeft u vragen over e-facturatie? Weet u niet welke manier van e-factureren het beste bij u past? Bekijk de vraagboom op de pagina Elektronische facturatie.
Voor extra hulp en advies kunt u terecht bij het aansluitteam e-facturatie van gemeente Rotterdam. Link opent een externe pagina.
Hieronder vindt u de gegevens die nodig zijn in een E-factuur (UBL- of XML-bestand)
| Nummer | Gegevens op hoofdniveau | Verplicht | Voorbeeld vulling | Opmerking |
|---|---|---|---|---|
| 1.1 | Factuurnummer | Ja | 1122334455 | |
| 1.2 | Factuurdatum | Ja | 28-12-2017 | |
| 1.3 | Factuuromschrijving kop | Aanbevolen | Factuur deellevering 1 | Geef een algemene omschrijving van de geleverde goederen of diensten |
| 1.4 | Valuta | Ja | EUR | Gebruik in de basisfactuur op alle plaatsen dezelfde valutacode |
| 1.5 | Ordernummer of referentie | Ja | 1234567890 1234567890-123 VMW12345678 VMVB1234567 | De basisfactuur heeft altijd betrekking op 1 inkoopopdracht of inkoopordernummer |
| Nummer | Leverancierpartij | Verplicht | Voorbeeld vulling | Opmerking |
|---|---|---|---|---|
| 2.1 | Naam | Ja | Leverancier B.V. | |
| 2.2 | KvK-nummer | Ja | 3123764 | KvK-nummer wordt gebruikt voor identificatie en is wettelijk verplicht. Geldt voor u deze verplichting niet, maak dan specifieke afspraken met het aansluitteam e-facturatie. |
| 2.3 | KvK-vestigingsnummer | optioneel | 123456787 | |
| 2.4 | Btw-identificatienummer | Ja | NL73847292B01 | |
| 2.5 | Straat en huisnummer | Ja | Leveranciersstraat 1 | Straat en huisnummer moeten worden samengevoegd in XML |
| 2.6 | Postcode | Ja | 1234 AA | |
| 2.7 | Plaats | Ja | Den Haag | |
| 2.8 | Land | Ja | NL | |
| 2.9 | E-mailadres contactpersoon | Ja | jan@leverancierbv.nl |
| Nummer | Klantpartij | Verplicht | Voorbeeld vulling | Opmerking |
|---|---|---|---|---|
| 3.1 | Naam | Ja | Gemeente Rotterdam | |
| 3.2 | OIN | Ja | 00000001001876387000 | Geef uitsluitend het 20-cijferig nummer op |
| 3.3 | Straat en huisnummer | Ja | Wilhelminakade 179 | Straat en huisnummer moeten worden samengevoegd in XML |
| 3.4 | Postcode | Ja | 3072 AP | |
| 3.5 | Stad | Ja | Rotterdam | |
| 3.6 | Land | Ja | NL |
| Nummer | Betalingsgegevens | Verplicht | Voorbeeld vulling | Opmerking |
|---|---|---|---|---|
| 4.1 | IBAN | Ja | NL42INGB123456789 | Dit kan ook een banknummer zijn buiten de EU |
| Nummer | Belasting | Verplicht | Voorbeeld vulling | Opmerking |
|---|---|---|---|---|
| 5.1 | Belastbaar bedrag | Ja | 200.00 | Let op: scheidingsteken voor decimalen moet een punt zijn voor alle bedragen |
| 5.2 | Bedrag belasting | Ja | 42.00 | |
| 5.3 | Btw-percentage | Ja | 21 | Dit kan de waarde 0, 9 of 21 zijn |
| Nummer | Totalen | Verplicht | Voorbeeld vulling | Opmerking |
|---|---|---|---|---|
| 6.1 | Factuurbedrag exclusief btw | Ja | 200.00 | Dit is het factuurbedrag exclusief btw. Korting en toeslagen maken geen deel uit van de basisfactuur. |
| 6.2 | Factuurbedrag inclusief btw | Ja | 242.00 | Dit is het factuurbedrag inclusief btw. Korting en toeslagen maken geen deel uit van de basisfactuur. |
| Nummer | Factuurregels | Verplicht | Voorbeeld vulling | Opmerking |
|---|---|---|---|---|
| 7.1 | Factuurregelnummer | Ja | 1 | |
| 7.2 | Orderregel verwijzing | Aanbevolen | 1 | Indien bekend, dan vermelden. dit zorgt voor een snellere verwerking en betaling |
| 7.3 | Naam of omschrijving van de geleverde goederen of diensten | Ja | Insteekhoezen | |
| 7.4 | Gefactureerde hoeveelheid | Ja | 10 | |
| 7.5 | Prijs van de gefactureerde basishoeveelheid | Ja | 200.00 | Dit is de prijs gebaseerd op de basishoeveelheid. Bijvoorbeeld een prijs voor een krat frisdrank of een prijs voor een fles frisdrank |
| 7.6 | Basishoeveelheid | Ja | 10 | De hoeveelheid waarop de prijs van de gefactureerde basishoeveelheid is gebaseerd |
| 7.7 | Btw-percentage | Ja | 21 | Dit kan de waarde 0, 9 of 21 zijn |
| 7.8 | Factuurregelbedrag exclusief Btw | Ja | 200.00 | Factuurregelbedrag zonder Btw = hoeveelheid x prijs |
